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Der perfekte Besuchsbericht für Deine Messe

Eine Messe gilt für viele erst als erfolgreich, wenn möglichst viele Besucher an dem Messestand waren und viele neue Leads generiert wurden. Um den Erfolg Deiner Messe bewerten zu können, stellt der Besuchsbericht ein wichtiges Hilfsmittel dar.  Auch im normalen Vertrieb oder im Außendienst ist der Einsatz von Besuchsberichten längst Standard und gilt als wichtiges Vertriebsinstrument.

Aber was ist überhaupt der Nutzen eines solchen Besuchsberichts?

Damit sich der Messebesuch auch wirklich lohnt, solltest Du nicht auf den Berichtsbogen verzichten. Mit diesen Bögen kannst Du alle wichtigen Informationen Deiner Besucher und den Gesprächsverlauf schriftlich festhalten. Nachdem die Inhalte der Berichtsbögen nach der Messe ins CRM eingetragen wurden, kannst Du sie leichter in Gruppen einordnen und hast einen besseren Überblick, welche Leads aktuell relevant für Dich sind. Darauf aufbauend kannst Du schließlich Deine Messenachbereitung ausrichten und Dich erstmal auf die heißen Leads konzentrieren. Dadurch, dass der Gesprächsverlauf dokumentiert wird, wird schnell ersichtlich, welche Leads zuerst von Dir hören sollten und bei welchen das Zusenden von Infomaterialen erstmal ausreicht. Wenn Du also keine möglichen Verkaufschancen verpassen möchtest, solltest Du Dir auf jeden Fall vor Deinem Messebesuch einen Berichtsbogen anfertigen und ihn gewissenhaft nutzen.

 

Wie sollte ein Berichtsbogen aussehen?

Auf die Frage „Was muss alles in einem Berichtsbogen erfasst werden?“ gibt es keine richtige oder falsche Antwort – das ist meist branchenabhängig. Dennoch gibt es einige Kriterien, die wohl in allen Branchen gleich aussehen.

Oftmals werden die Visitenkarten der Besucher einfach an den Berichtsbogen angehängt anstatt sie nochmals abzuschreiben. Somit hast Du die allgemeinen Unternehmensdaten Deines Leads erfasst. Die Funktion Deines Leads im Unternehmen und die Branche solltest Du auch nochmal schriftlich festhalten. Übrigens solltest Du auch Deinen Namen auf dem Bogen vermerken, damit man später nachvollziehen kann, wer in Kontakt mit dem Lead getreten ist. Falls Dein Unternehmen mehrere Produkte oder Dienstleistungen anbietet, könntest du auch dazu eine Rubrik aufführen und angeben, an welchem Produkt/Dienstleistung Dein Besucher interessiert war.

Der wohl wichtigste Teil des Berichtsbogens ist das Feld für das Gesprächsprotokoll, das am besten unmittelbar nach Ende des Gesprächs ausgefüllt wird, damit keine wichtigen Details vergessen werden.

Danach ist es von Vorteil eine kleine Einschätzung des Gesprächs oder sogar schon die nächsten Schritte (Angebot/Testprodukt) aufzuschreiben.

So könnte Dein Berichtsbogen aussehen:

 

Eine digitale Alternative zum klassischen Berichtsbogen

Die Berichtsbögen Deiner Messe oder aus Deinem Vertriebsalltag stellen die Grundlage Deines Lead Managements dar und sind daher unabdingbar. Dennoch erweist es sich oftmals als sehr mühsam, alle erfassten Informationen nochmal ins CRM zu übertragen.

Mit der digitalen Lösung hileadzz kannst du Deinen Leadbogen digital darstellen und die Informationen sowohl online als auch offline auf Deinem Endgerät erfassen. Mit unserer Lösung kannst Du alle Deine, in hileadzz erfassten Daten, mit Deinem CRM synchronisieren.

Auch das Erfassen der Daten wird mit unserer digitalen Lösung einfacher. Mit der integrierten OCRTechnologie kannst Du zukünftig einfach die Visitenkarten scannen. Die Daten erscheinen dann automatisch in Deinem Leadbogen.