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Der perfekte Besuchsbericht für Ihre Messe

Eine Messe gilt für viele erst als erfolgreich, wenn möglichst viele Besucher an dem Messestand waren und viele neue Leads generiert wurden. Um den Erfolg Ihrer Messe bewerten zu können, stellt der Besuchsbericht ein wichtiges Hilfsmittel dar.  Auch im normalen Vertrieb oder im Außendienst ist der Einsatz von Besuchsberichten längst Standard und gilt als wichtiges Vertriebsinstrument.

Aber was ist überhaupt der Nutzen eines solchen Besuchsberichts?

Damit sich der Messebesuch auch wirklich lohnt, sollten Sie nicht auf den Berichtsbogen verzichten. Mit diesen Bögen können Sie alle wichtigen Informationen Ihrer Besucher und den Gesprächsverlauf schriftlich festhalten. Nachdem die Inhalte der Berichtsbögen nach der Messe ins CRM eingetragen wurden, können Sie sie leichter in Gruppen einordnen und Sie haben einen besseren Überblick, welche Leads aktuell relevant für Sie sind. Darauf aufbauend können Sie schließlich Ihre Messenachbereitung ausrichten und sich erstmal auf die heißen Leads konzentrieren. Dadurch, dass der Gesprächsverlauf dokumentiert wird, wird schnell ersichtlich, welche Leads zuerst von Ihnen hören sollten und bei welchen das Zusenden von Infomaterialen erstmal ausreicht. Wenn Sie also keine möglichen Verkaufschancen verpassen möchten, sollten Sie sich auf jeden Fall vor Ihrem Messebesuch einen Berichtsbogen anfertigen und ihn gewissenhaft nutzen.

 

Wie sollte ein Berichtsbogen aussehen?

Auf die Frage „Was muss alles in einem Berichtsbogen erfasst werden?“ gibt es keine richtige oder falsche Antwort – das ist meist branchenabhängig. Dennoch gibt es einige Kriterien, die wohl in allen Branchen gleich aussehen sollten.

Oftmals werden die Visitenkarten der Besucher einfach an den Berichtsbogen angehängt anstatt sie nochmals abzuschreiben. Somit haben Sie die allgemeinen Unternehmensdaten Ihres Leads erfasst. Die Funktion Ihres Leads im Unternehmen und die Branche sollten Sie auch nochmal schriftlich festhalten. Übrigens sollten Sie sich auch Ihren Namen auf dem Bogen vermerken, damit man später nachvollziehen kann, wer in Kontakt mit dem Lead getreten ist. Falls Ihr Unternehmen mehrere Produkte oder Dienstleistungen anbietet, könnten Sie auch dazu eine Rubrik aufführen und angeben, an welchem Produkt/Dienstleistung Ihr Besucher interessiert war.

Der wohl wichtigste Teil des Berichtsbogens ist das Feld für das Gesprächsprotokoll, das am besten unmittelbar nach Ende des Gesprächs ausgefüllt wird, damit keine wichtigen Details vergessen werden.

Danach ist es von Vorteil eine kleine Einschätzung des Gesprächs oder sogar schon die nächsten Schritte (Angebot/Testprodukt) aufzuschreiben.

So könnte Ihr Berichtsbogen aussehen:

 

Eine digitale Alternative zum klassischen Berichtsbogen

Die Berichtsbögen Ihrer Messe oder aus Ihrem Vertriebsalltag stellen die Grundlage Ihres Lead Managements dar und sind daher unabdingbar. Dennoch erweist es sich oftmals als sehr mühsam, alle erfassten Informationen nochmal ins CRM zu übertragen.

Mit der digitalen Lösung hileadzz können Sie Ihren Leadbogen digital darstellen und die Informationen sowohl online als auch offline auf Ihrem Endgerät erfassen. Mit unserer Lösung können Sie all Ihre, in hileadzz erfassten Daten, mit Ihrem CRM synchronisieren.

Auch das Erfassen der Daten wird mit unserer digitalen Lösung einfacher. Mit der integrierten OCRTechnologie können Sie zukünftig einfach die Visitenkarten scannen. Die Daten erscheinen dann automatisch in Ihrem Leadbogen.