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Deswegen ist der Besuchsbericht so entscheidend

Ich glaube, dass die Floskel „Nach der Messe ist vor der Messe“ schon lange verjährt ist. Jeder erfahrene Vertriebsmitarbeiter weiß, dass die Arbeit nach der Messe erst richtig losgeht. Unabhängig von den individuellen Prozessen von Unternehmen und Teams, müssen die Kontakte nachbereitet werden.

Aus meiner bisherigen persönlichen Erfahrung, aber auch aus Berichten von Kollegen und Kunden, ist die Anzahl an Kunden, die aus einer Messe resultiert, die entscheidende Kennzahl. Darauf basierend müssen die folgenden Fragestellungen während oder nach der Messe beantwortet werden:

  • Wie hoch ist mein Cost per Lead (CpL)? Höher oder niedriger als bei sonstigen Marketing Aktivitäten?
  • Konnten wir Kunden generieren?
  • Wie lange ist der durchschnittliche Sales Cycle? Länger oder kürzer als bei anderen Lead-Quellen?
  • Was sind die durchschnittlichen Deal Sizes eines Messe-Kunden?

Auf Basis dessen werden im Management Entscheidungen für oder gegen die Messe getroffen. Allein die Tatsache, dass drei der aufgeführten vier Kennzahlen erst nach der Messe ermittelt werden können, zeigt die Bedeutung der Messenachbereitung.

Was sind die Bestandteile einer guten Messenachbereitung?

Die Messenachbereitung beschreibt grundsätzlich alle Handlungen, die nach der Messe eingeleitet werden, um den Erfolg der Messe zu steigern.

Was sind die Aufgaben des Marketings in der Messenachbereitung?

Je nach Philosophie des Unternehmens, ist das Marketing dafür verantwortlich die Leads in einer für den Sales optimalen Form aufzubereiten und eine erste Follow-Up E-Mail zu versenden. Da der Vertrieb nicht alle Leads direkt im Nachgang angehen kann, hilft diese erste E-Mail den Kontakt „warm zu halten“.

Um den gewünschten Erfolg bei der Nachbereitung zu haben, müssen jedoch bestimmte Kriterien bei der Follow-Up Mail erfüllt werden:

  • Versende die E-Mail zeitnah nach der Messe (innerhalb von 24 Stunden)
  • Verzichte auf 08/15 Texte und beziehe Dich konkret auf das besprochene Thema
  • Verweise darauf, dass ein Mitarbeiter sich in den folgenden Tagen bei der Person meldet. Gib jedoch zugleich die Möglichkeit einen Termin auszuwählen
  • Sei anders als andere und versuche Dich durch die Optik der E-Mail, den Aufbau oder die Qualität anzusetzen

Gerade der erste Punkt ist entscheidend. So kannst Du Dich vom Wettbewerb absetzen und Dich als erster wieder in Erinnerung rufen.

Eine weitere Aufgabe des Marketings ist die Übertragung der Gesprächsnotizen sowie der Kontaktdaten ins CRM. Die Erfahrungen zeigen hier, dass es bis zu 3 Wochen dauern kann, bis alle Daten im CRM landen. Zusammenfassend bedeutet es, dass auch erst dann die Sales Mitarbeiter mit der Pflege der Kontakte starten können.

Stelle sicher, dass Du die Kontaktdaten in digitaler Form hast!

Das erleichtert Dir sowohl den direkten Versand der E-Mail als auch die Übertragung ins CRM System.

Was sind die Aufgaben des Vertriebes in der Messenachbereitung?

Anders als das Marketing, steigt der Vertrieb erst nach der ersten Follow-Up Mail ein. Die Kollegen aus dem Vertrieb haben ganz klar das Ziel Umsatz zu generieren. Daher müssen sie sich oft auf die wichtigen Kontakte fokussieren. Während ein Großteil der Messeleads noch genurtured werden muss (weiterhin vom Marketing mit Informationen versorgt werden, bis sie bereit sind sich die Lösung genauer anzusehen), sind 20 % der Leads bereits in der entscheidenden Phase. Als Sales Mitarbeiter musst Du genau diese Personen erkennen und sie zeitnah mit der richtigen Ansprache kontaktieren.

Du brauchst einen 360° Überblick über den Lead, um ihn optimal ansprechen zu können.

Es ist demnach essentiell wichtig, dass Du Dich bei dem Gespräch auf der Messe zu 100 % konzentrierst und alle Informationen erfragst. Da es an einem Messetag sehr stressig sein kann, ist der Besuchsbericht die Grundlage für jeden Messeerfolg. Strukturiere den Messe-Besuchsbericht so, dass Du im Nachgang alle wichtigen Informationen, wie

  • Position
  • Status im Unternehmen
  • Zeitpunkt der Investition
  • sonstige Notizen

vorliegen hast. All diese Elemente geben Dir nochmal Aufschluss darüber, ob es ein heißer Lead ist oder Du ihn zunächst im Marketing lässt.

Besuchsbericht in der Praxis

Stelle sicher, dass die Besuchsberichte digital gepflegt werden.

Wie zuvor beschrieben erleichtert die digitale Erfassung der Leads auf einem Besuchsbericht sowohl die weitere Bearbeitung der Kontakte als auch die Transparenz im Unternehmen. Nimm Dir daher genug Zeit alle nötigen Informationen abzufragen und diese auch sinnvoll einzusetzen.