Besuchsbericht auf Messen

Eine Messe kann für viele Aussteller nur dann erfolgreich sein, wenn sie neue Kunden generieren. Das bedeutet im Umkehrschluss viele Gespräche führen und viel Laufkundschaft anziehen. Damit die bei den Gesprächen erhaltenen Informationen nicht verloren gehen und später effektiv nachbearbeitet werden können, ist eine systematische Erfassung der Leads nötig. Ein zweckmäßiges Werkzeug dafür ist ein Besuchsbericht, der alle relevanten Felder abdeckt und so viele Informationen wie möglich speichert.

Wie sieht ein Besuchsbericht aus?

Dieser Bericht dient der Speicherung aller Informationen, welche der Vertriebsmitarbeiter über den Interessenten zusammentragen kann. Das kann auf einem Leadbogen bzw. Kontaktbogen in Papierform erfolgen oder elektronisch in einer Datenbank oder mit einer dafür geeigneten App. In dem Bericht sollten zu allererst die Kontaktdaten mit Telefonnummer und E-Mail erfasst werden. Notiere darüber hinaus jedoch auch die Daten zur Qualifizierung des Leads, wie die Stellung des Gesprächspartners in seiner Firma und möglichst seine Aufgabengebiete. Ist es ein Entscheider oder ein Nutzer? Welche Fragen hat der Besucher gestellt? Für welche Produkte besteht Interesse und gibt es eine konkrete Kaufabsicht? Falls eine Kaufabsicht besteht, ist es wichtig, den Zeitrahmen zu erfragen und auch diesen im Bericht zu vermerken. Eventuell lässt sich in der Gesprächsnotiz auch der Rahmen für das Budget mit erfassen. All diese Informationen dienen der Qualifizierung des Leads.

So sieht ein Besuchsbericht in der Praxis aus. Entscheidend ist immer das Notizfeld und welche Informationen der Standmitarbeiter erfragen kann.

Besuchsbericht in der Praxis

Warum ist der Messebericht notwendig?

Auch wenn die meiste Arbeit für eine Messe im Vorfeld anfällt, ist der Messealltag dennoch sehr aufreibend und erschöpfend. Daher muss man stets darauf achten Notizen pro Kontakt anzufertigen, um wichtige Details nicht zu vergessen. Meist werden diese Gesprächsnotizen nach der Messe im CRM erfasst. Das birgt auch den Vorteil, dass der Informationsfluss nie endet. Jeder Mitarbeiter, der mit dem Interessenten in Kontakt ist, notiert seine Notizen im CRM und Du gewinnst ein immer klareres Bild von der Person. Außerdem können so Aufgaben für das Marketing und die Kundenbetreuung besser verteilt werden.

Der Messebericht eignet sich nicht nur für Messen. Er kann auch im Außendienst genutzt werden, um eine strukturierte Erfassung aller wichtigen Daten zu unterstützen. Aus dem Gesprächsprotokoll lässt sich eine Basis zur Ableitung von weiteren Handlungen bilden. Es können Termine für ein Follow-Up und weitere Marketingmaßnahmen festgelegt werden.

Vorteile der Gesprächsnotiz

Folgende Vorteile bietet die Nutzung eines professionellen Berichts für Messebesucher:

  • Du hältst deine Erinnerungen für das nächste Gespräch fest. Dazu zählt unter Umständen auch Small-Talk, mit dem Du dem Kunden ein persönliches Interesse signalisieren kannst.
  • Du kannst den Informationsaustausch mit Deinen Kollegen besser strukturieren. Der Kunde wird dabei nicht immer wieder mit den gleichen Fragen belästigt, wenn es einen Betreuerwechsel gibt. Die erlebte Konsistenz steht für eine kompetente und gut organisierte Struktur, in welcher sich die Kunden gut aufgehoben fühlen.
  • Aus den Notizen lassen sich Entscheidungsgrundlagen ableiten. Wie intensiv muss der Kunde betreut werden? Wann sollte spätestes der nächste Kontakt aufgenommen werden? Sind Angebote zu erstellen und welche Mitbewerber sind dabei möglicherweise zu berücksichtigen?
  • Die Interessen, die auf dem Berichtsbogen ersichtlich sind, werden als Ausgangssituation für ein individuelles Follow-Up genutzt. Fühlt sich der Kunde wertgeschätzt ist das der erste Schritt für eine systematische Messenachbereitung.

Sicher fallen Dir noch viel mehr zweckmäßige Verwendungen für einen Besuchsbericht ein. Clever sind elektronische Lösungen, die das manuelle Erfassen durch den Innendienst überflüssig machen und die Daten sofort für weitere Aktionen zur Verfügung stellen. E-Mail Marketing kann dann direkt und personalisiert am Tag der Messe stattfinden.

Mit hileadzz lässt sich zum Beispiel das innerbetriebliche CRM perfekt ergänzen. Der Vorsprung durch den Zeitgewinn und die gute Übersichtlichkeit Deiner Notizen wird den Erfolg der Messeauftritte und der Besuche im Außendienst nachhaltig steigern.